Reimburse adalah istilah yang sangat familiar di dunia kerja, terutama bagi karyawan yang sering memakai dana pribadi untuk kebutuhan kantor. Misalnya, kamu membeli tiket perjalanan dinas pakai uang sendiri, lalu mengajukan penggantian ke perusahaan. Inilah yang disebut reimburse.
Pengertian Reimburse
Reimburse adalah proses penggantian uang oleh perusahaan kepada karyawan atas biaya yang sudah dikeluarkan terlebih dahulu untuk kepentingan bisnis. Tapi, tidak semua pengeluaran bisa di-reimburse. Harus sesuai kebijakan perusahaan dan disertai bukti pembayaran yang sah.
Contoh Pengeluaran yang Bisa di-Reimburse
- Perjalanan dinas, seperti kebutuhan pembayaran tiket pesawat, hotel, transportasi lokal, dan sebagainya.
- Pembelian perlengkapan kantor, seperti alat tulis, printer ink, atau kabel tambahan saat WFH.
- Makan saat rapat luar kantor (jika memang diatur dalam kebijakan internal).
Jenis-Jenis Reimburse di Perusahaan
1. Reimburse Perjalanan Dinas
Jenis ini paling umum digunakan, terutama bagi karyawan yang sering melakukan kunjungan kerja ke luar kota atau luar negeri. Biaya yang bisa diganti biasanya mencakup tiket transportasi (kereta, pesawat, taksi, atau bensin jika membawa kendaraan pribadi), akomodasi (hotel), serta uang makan selama perjalanan. Beberapa perusahaan juga mengganti biaya tambahan seperti parkir atau tol, selama disertai bukti yang sah.
2. Reimburse Biaya Kesehatan
Reimburse ini berkaitan dengan penggantian biaya pengobatan atau perawatan kesehatan yang dikeluarkan oleh karyawan. Umumnya, perusahaan memberikan batas maksimal dana dan jenis pengobatan yang bisa diklaim, mulai dari konsultasi dokter, pembelian obat, hingga medical check-up tahunan. Biasanya ini berlaku untuk perusahaan yang belum bekerja sama dengan asuransi, atau sebagai pelengkap dari asuransi yang ada.
3. Reimburse Perlengkapan Kantor
Kadang, karyawan perlu membeli perlengkapan kerja secara mandiri, terutama dalam situasi mendesak atau saat kerja dari rumah (WFH). Contohnya seperti alat tulis kantor (ATK), kabel charger, headset, hingga kursi kerja. Penggantian akan dilakukan setelah pengeluaran dilaporkan dan dinyatakan sesuai dengan keperluan pekerjaan.
4. Reimburse Biaya Pelatihan
Jika kamu mengikuti pelatihan, seminar, atau workshop yang mendukung peningkatan skill kerja, perusahaan biasanya bersedia menanggung biayanya asalkan kegiatan tersebut mendapat persetujuan dari atasan sebelumnya. Ini bisa mencakup biaya pendaftaran, transportasi menuju lokasi pelatihan, atau pembelian materi pelatihan seperti e-book atau modul.
Proses dan Cara Mengajukan Reimburse
Berikut langkah umum untuk mengajukan reimburse:
- Gunakan dana pribadi terlebih dahulu dan pastikan pengeluaran memang untuk kepentingan perusahaan dan sudah disetujui atasan.
- Simpan bukti pembayaran seperti struk, invoice, atau e-receipt. Wajib disimpan dengan baik.
- Isi formulir klaim reimburse, bisa berupa form fisik atau lewat sistem/aplikasi internal perusahaan.
- Lampirkan semua dokumen pendukung, seperti surat tugas, tiket, invoice pembelian.
- Serahkan ke HRD atau bagian keuangan, lakukan sesuai alur masing-masing perusahaan dan perhatikan tenggat waktu.
- Setelah dokumen diverifikasi, kamu akan menerima penggantian dana lewat transfer payment atau payroll.
Syarat dan Tips Agar Klaim Disetujui
Agar klaim reimburse kamu tidak ditolak, perhatikan hal-hal berikut:
- Simpan bukti pembayaran asli, jangan hanya foto atau salinan.
- Isi data sesuai dokumen.
- Pahami syarat reimburse.
- Ajukan klaim tepat waktu jangan tunggu berbulan-bulan.
- Pastikan pengeluaran untuk kepentingan perusahaan dan sudah disetujui atasan.
Contoh:
Lina, seorang staf sales, membeli tiket kereta ke Bandung untuk bertemu klien. Ia menyimpan struk pembelian dan surat tugas dari manajernya. Setelah mengisi form reimburse dan melampirkan semua bukti, klaimnya disetujui dan dana diganti dalam 7 hari kerja.
Manfaat Sistem Reimburse
Sistem reimburse bukan cuma menguntungkan karyawan, tapi juga perusahaan. Berikut manfaatnya:
- Melindungi karyawan dari kerugian pribadi
- Membantu perusahaan mengontrol dan mencatat pengeluaran
- Bentuk apresiasi perusahaan terhadap dedikasi karyawan
